Eine virtuelle Sekretärin hält Ihnen den Rücken frei. Manch kleinere Unternehmen oder Selbstständige werden von organisatorischen oder administrativen Aufgaben oft aufgefressen. Rechnungen werden nicht geschrieben und verschickt. Dabei sind sie auf den Eingang der Zahlungen angewiesen. Wie kann eine virtuelle Sekretärin sie bei der Erledigung dieser Aufgaben unterstützen?
Was ist eine virtuelle Sekretärin?
Eine virtuelle Sekretärin ist eine Art Büroservice. Unternehmen oder Selbstständige können damit ihre Sekretariatsaufgaben auslagern und werden dadurch virtuell unterstützt. Der Telefonservice kann anhand einer Anrufweiterschaltung genutzt werden.
Welche Aufgaben übernimmt eine virtuelle Sekretärin?
Die Aufgaben einer virtuellen Sekretärin können ganz unterschiedlich sein. Sie reichen von einem reinen Telefonservice oder Schreibarbeiten bis hin zu Sekretariatsdienstleistungen. Meistens umfassen die Aufgaben organisatorische Tätigkeiten. Dazu gehören beispielsweise die E-Mail-Bearbeitung und das Community Management mit Social Media, Rechercheaufgaben oder die Vorbereitung von Präsentationen. Die Terminplanung und -koordination für das Unternehmen oder ausgewählte Mitarbeiter ist auch eine zentrale Aufgabe. Dazu kann auch die Planung von Dienstreisen, Seminaren oder Messebesuchen von Mitarbeitern gehören. Ein Telefonservice kann neben eingehenden Anrufen auch ausgehende Anrufe und Akquisetätigkeiten übernehmen. Darüber hinaus kann die Rechnungserstellung ausgelagert werden. Das Erstellen und Versenden von Rechnungen übernimmt dann die virtuelle Sekretärin. Wer möchte, kann Phonodiktate nutzen. Das beinhaltet das Gesprochene aufzunehmen, beispielsweise auf eine App. Dies wird dann von einer virtuellen Assistentin bearbeitet.
Welche Vorteile besitzt eine virtuelle Sekretärin?
Zeit- und Kostenersparnis
Die Vorteile für Unternehmen und Selbstständige sind klar vorhanden. Für die meisten Unternehmen steht der Zeitgewinn im Vordergrund. Das Unternehmen kann einfache Aufgaben abgeben und die freigewordene Zeit effizient nutzen. Durch das Outsourcing können Unternehmen zeitlich flexibler reagieren. Unternehmen können die freigewordene Zeit produktiv nutzen, indem sich die Mitarbeiter auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Was meist zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit führen kann, da aufwendige Aufgaben ausgelagert werden. Die Mitarbeiter können ihren eigentlichen Aufgaben ungestörter nachgehen. Dadurch können Kosten eingespart werden. Ein weiterer Vorteil besteht in der zeitlichen Flexibilität. Schwanken die Aufgaben beispielsweise saisonal bedingt, können die Kapazitäten einer virtuellen Assistentin ganz einfach angepasst werden. Das Unternehmen selbst kommt dann gar nicht erst in zeitliche Engpässe.
Hohe Erreichbarkeit
Bei Ihren Kunden punkten sie mit hoher Verlässlichkeit und Erreichbarkeit. Eine virtuelle Assistentin kann neben dem Telefonservice auch administrative Aufgaben übernehmen und damit für einen reibungslosen Ablauf sorgen. Geschulte Mitarbeiter sorgen für einen professionellen Telefonservice und tragen zu einer höheren Zufriedenheit ihrer Kunden bei. Sie bekommen die Antwort, die sie benötigen. Das freut auch Ihre Kunden.