In der Wirtschaft heißt es immer, dass optimale Ressourcennutzung der Weg ist, damit Unternehmen erfolgreich am Markt bestehen. Jegliche Art von Verschwendung verursacht Kostennachteile gegenüber der Konkurrenz. Dies wiederum führt dazu, dass Sie irgendwann aus dem Markt gefegt werden könnten, weil andere Firmen es langfristig billiger machen können. Eine der wohl wichtigsten Instrumente zur effizienten Ressourcenplanung ist der Dienstplan. Egal, ob in der Pflege, im Dienstleistungsbereich oder in der Fabrik. Im Dienstplan ist geregelt wer wann arbeiten muss. Wer hier die Mitarbeiter am sinnvollsten verplant, der wird den besten Effekt für sich und sein Unternehmen erreichen. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie dabei achten sollten.
Tipp 1: Verwenden Sie eine Software
Je nach Größe der Firma, kann eine Planung einfach bis hoch komplex werden. Im Idealfall sollten Sie Ihren Dienstplan erstellen, indem Sie eine Software verwenden. Ganz gleich, welcher Art das Programm sein mag. Alles ist besser als Papier und Bleistift. Schon Microsoft Excel kann Ihnen sehr behilflich sein. Denn dort können Sie nicht nur Namen und Anzahl der Personen hinterlegen, sondern ihnen Variablen zuweisen, wie zum Beispiel: Wochen-Arbeitszeit, Gehalt, Tarifstufe oder sonstige Merkmale. Mit diesen könne Sie durch den Einbau von Formeln gewisse Kontrollen einbauen. Zum Beispiel, ob Sie zu viele oder zu wenige Stunden verteilt haben. Es gibt aber auch weitaus komplexere Lösungen für diesen Zweck. Ihr Vorteil ist, dass sie mit vielen anderen Tools wie Kalendern oder einem ERP-System vernetzt werden können.
Tipp 2: Urlaubsplanung frühzeitig abstimmen
Mitarbeiter sollten zumindest bei den Haupturlauben nicht spontan buchen, sondern solche Zeiten am besten frühzeitig im Jahr angeben, so dass Sie diese gleich fix machen und dann einplanen können.
Tipp 3: Planen Sie immer ausreichend Backup ein
Bei der Personalplanung muss natürlich immer berücksichtigt werden, dass Mitarbeiter krank werden, sich spontan verletzen oder Urlaub haben. Deswegen ist es wichtig im Dienstplan immer schon in Voraus Kollegen einzutragen, die in einem bestimmten Zeitraum als Ersatz fungieren können.
Tipp 4: Saisonale Schwankungen
In vielen Unternehmen gibt es saisonal bedingte Auswüchse in der Arbeitszeit nach oben oder nach unten. Solche Hoch- oder Tief-Phasen lassen sich am Umsatz vergangener Perioden relativ gut ablesen. Auf diese Zeiträume sollten Sie bei der Erstellung der Dienstpläne besonderes Augenmerk legen. Ansonsten kann es zu gravierenden Engpässen kommen.
Tipp 5: Planen Sie mindestens einen Monat im Voraus
Natürlich freuen sich Ihre Angestellten immer, wenn sie frühzeitig über ihre zukünftigen Arbeitszeiten Bescheid wissen. Das gibt auch ihnen Planungssicherheit. Dadurch wird die Motivation der Leute auf jeden Fall positiv beeinflusst. Denn auf diesem Weg können die sie ihre Freizeitaktivitäten unterbringen.
Sehr hilfreich ist es auch, wenn es die Branche hergibt, darauf zu achten, dass jeder Kollege hin und wieder mal ein verlängertes Wochenende zugesprochen erhält. Solche Dinge kosten nichts extra, tragen aber ihn hohem Maße zur Zufriedenheit bei.